Как записать приглашение

письмо приглашение образец

В этой статье поговорим о письме-приглашении, правилах его написания, структуре и отличиях от приглашения к сотрудничеству.  Как лучше составить письмо-приглашение, чтобы собрать максимально возможное количество участников на мероприятии? Каковы основные правила  написания деловых писем-приглашений и какие есть нюансы? Всё это, а также образец письма-приглашения, вы найдете ниже. 


К сожалению, многие путают деловое письмо-приглашение и приглашение к сотрудничеству. Дело в том, что письмо-приглашение – это приглашение клиентов на различные мероприятия, начиная от ординарного совещания и заканчивая банкетом по случаю открытия нового представительства. Приглашение к сотрудничеству является коммерческим предложением, которое вы делаете вашим потенциальным клиентам, и об этих письмах мы поговорим в другой статье.

Еще одно письмо, с которым не нужно путать приглашение – это job offer, или письмо-приглашение на работу. Ему посвящена отдельная статья, а эта расскажет о письмах-приглашениях на деловые мероприятия.

Общие правила написания и структура

Письмо-приглашение представляет собой один из многочисленных видов делового письма. Рекомендую вам прочитать еще и статью об общих правилах написания деловых писем. Практически все они относятся и к приглашению, а особенности и нюансы касаются исключительно текста.

Письмо-приглашение оформляется на фирменном бланке для писем организации. В «шапке» бланка – справочные данные об организации. Написанное письмо подписывается генеральным директором или уполномоченным руководителем, после чего проходит процедуру регистрации и отправляется адресату.

Приглашения на неформальные мероприятия могут быть оформлены и на открытках, карточках, даже на тематических предметах. Все зависит от фантазии организаторов. Главное – следить, чтобы полет этой фантазии не победил в споре с правилами делового этикета. Кстати, чаще всего следить за этим приходится именно секретарю… Каким бы неформальным ни было мероприятие, оно в первую очередь деловое, и соберутся на него не друзья, а бизнес-партнеры. Об этом нужно помнить всегда.

Заголовок к тексту, или тема письма

Заголовок к тексту пишется, как всегда,  ответ на вопрос «О чем?» коротко, ёмко и по существу. Если коллеги из другой организации приглашаются на совещание, то и заголовок будет «О совещании», если на пресс-конференцию, то «О пресс-конференции» и так далее.

Текст письма-приглашения

Текст этого рода писем обычно короток и носит чисто информативный характер. В тексте нужно:

— полностью назвать мероприятие,

— при необходимости – назвать повод для его проведения,

— сообщить дату, время и место события,

— указать все возможные данные для дополнительного сбора информации (контакты организатора, адрес сайта),

-если необходима предварительная регистрация – написать, как и по какому адресу (телефону) сообщить об участниках,

— указать контактное лицо и все возможные способы связи с ним.

Пример: как записать приглашение

Приглашаем вас на согласительное совещание по вопросу поставок алкогольной продукции в магазин «Кварц-Ми», которое состоится 25.04.2015 в 14:00 по адресу г. Москва, Ленинский проспект, 122-А. За дополнительной информацией просим обращаться по телефону (499)123-45-67 или отправить электронное письмо на адрес:.

Чем дольше вы работаете с организацией, тем более формальными станут такие письма, а о том, когда, куда и зачем ехать на совещание, все его участники будут осведомлены задолго до того, как будет написано письмо-приглашение. В этом случае оно преследует немного другие цели: доказать в случае чего, что стороны вместе шли к соглашению по спорному вопросу. Но это очень частный случай.

Если вы не работали с организацией ранее или работали непродолжительное время, то тогда желательно максимально подробно расписать мероприятие. Так у вас будет больше шансов вызвать заинтересованность.

Пример:

Уважаемые господа!

Приглашаем вас на конференцию «Новые технологии в сфере маркетинга», проводимую рекламным агентством «Золотой жираф». Мероприятие состоится 25 апреля 2015 года в 15:00 по адресу: Москва, Проспект Мира, 150, гостиница «Космос», 2 этаж, конференц-зал № 1.

На конференции будут представлены новые технологии в области маркетинга и продвижения услуг на рынке, увеличения количества продаж, возможность извлечения выгоды в условиях финансового кризиса.

Среди докладчиков: генеральный директор РА Костюченко Алена Константиновна; руководитель отдела рекламы Рачков Виталий Андреевич; бизнес-тренер, кандидат экономических наук, Громов Дмитрий Викторович.

С полным списком докладчиков и тематикой докладов вы можете ознакомиться в приложенной к письму программе конференции.

Участие в конференции бесплатное.

По всем вопросам вы можете обратиться по адресу  или по телефону (499)123-45-67. Контактное лицо – Андрей Мартынов.

 

В случае если ваша организация является вышестоящей по отношению к адресату, или это давний партнер, то от нее можно потребовать подтвердить участие в мероприятии. Это делается с помощью следующих формулировок:

Участие просим подтвердить по телефону (номер).

или

Просим проинформировать о количестве и составе участников по телефону (номер) или электронной почте (адрес).

Если же приглашение направляется «незнакомой» организации, то вы не можете чего-то требовать от них. Здесь рекомендуется использовать более дипломатичные формулировки:

Если вас заинтересовало наше предложение, просим связаться с нами по телефону (номер) или отправить сообщение на электронную почту (адрес).

Но все равно, независимо от уровня дружбы между двумя компаниями или степени формальности/неформальности мероприятия, за некоторое время до его начала нужно обзвонить всех, кому отправлялось письмо-приглашение и уточнить их участие. Делается это в том числе и тогда, когда компания «подтвердилась» на мероприятие. Сообщить вам о том, что передумал, участник запросто мог и забыть.

Приложение

Если мероприятие, событие или встреча подразумевают какую-либо программу, вы в любом случая обязанные её приложить. В противном случае вас, скорее всего, не воспримут серьёзно. Если приглашаете на совещание, приложите повестку дня. Реквизит «приложение» оформляется стандартно.

Image by Ambro / www.freedigitalphotos.net

Похожие статьи

Добавить комментарий


Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=3417


Закрыть ... [X]

Текст приглашения на день рождения что и как написать Валерия концерт на юбилеем

Как записать приглашение Как записать приглашение Как записать приглашение Как записать приглашение Как записать приглашение Как записать приглашение Как записать приглашение Как записать приглашение Как записать приглашение